Projektinhallintatyökalu – 3 parasta
Oletetaan, että alat suunnittelemaan suurta projektia ison tiimin kanssa. Se on monimutkainen prosessi, ja jotkin tehtävät on suoritettava tietyssä järjestyksessä. Sinulla on luultavasti kymmeniä ihmisiä töissä talon projektin parissa, ja sinun on tiedettävä, minä päivänä he ovat valmiita luomaan erilaisia osia projektista ja miten ne liitetään yhteen. Tapa jolla hallita tämän kaltaista monimutkaista projektia, mukaan lukien kaikki työt ja aikataulut, on käyttää projektinhallintatyökalua.
Tässä artikkelissa kerromme testamaamme parhaat projektihallintatyökaluista ja siitä, mikä tekee jokaisesta ainutlaatuisen.
Näiden alta löydät meidän luomaa tietoa, miten valita oikea projektinhallintatyökalu sinun tarpeisiin ja mitä huomioida valinnassa.
Mikä on projektinhallintatyökalu?
Projektinhallintatyökalu on eräänlainen online-yhteistyösovellus. Kaikki ihmiset, jotka työskentelevät projektin parissa, kirjautuvat sisään ja näkevät, mitä heidän pitäisi tehdä ja milloin. Nämä työntekijät tallentavat myös näiden tehtävien edistymisen ja lisäävät asiaankuuluvia tietoja, kuten huomautuksia mahdollisista muutoksista. Asianmukaisella käyttöoikeustasolla ihmiset voivat myös nähdä, mitä muut tekevät ja mitä heidän pitää seuraavaksi tehdä.
Projektia johtavalle henkilölle tai henkilöille projektinhallintatyökalu tarjoaa selkeän yleiskuvan projektista ja sen edistymisestä sekä helpottaa projektinhallintaa. Ovatko kaikki aikataulussa olevat tehtävät suoritettu ajoissa? Jos yksi tehtävä myöhästyy, miten se vaikuttaa muiden tehtävien suunniteltuihin määräaikaan?
Lisäksi, jos projektinhallintatyökalu tukee talouden seurantaa, sovellus kertoo myös vastuuhenkilöille valmistuu projekti siihen varatulla budjetilla.
Mikä on paras projektinhallintatyökalu?
Vertailumme parhaaksi projektinhallintatyökaluksi paljastui Zoho projects. Siinä yhdistyy helppokäyttöisyys ja parhaat ominaisuudet.
1. Zoho projects
Paras projektinhallintatyökalu hallintaan
Zoho Projectsin avulla voit siirtyä markkinoille nopeammin sen laajan valikoiman ominaisuuksia, jotka on suunniteltu auttamaan sinua suunnittelemaan, seuraamaan ja toteuttamaan projektiasi
Tämä proktinhallintatyökalu auttaa sinua seuraamaan proketisi editymistä, jokaisessa vaiheessa.
Mihin sopii: Projektinhallinta ja markkinointi.
Hinta: Ilmainen – 10€/kuukausi per käyttäjä
Seuraamalla edistymistä ja varmistamalla, että projektin eri osat valmistuvat ajallaan, Zoho Projects voi auttaa lisäämään menestymismahdollisuuksiasi, jolloin tiimisi markkinoijat voivat keskittyä siihen, mitä he osaavat parhaiten, ideoida, suunnitella ja toteuttaa strategiaansa.
Myös määräaikojen ja tehtävien hallinta on helppoa kalenterin avulla, joka sopii tiimillesi.
Jos etsit all-in-one-markkinointiprojektinhallintatyökalua, Zoho Projects on hyvä vaihtoehto siihen.
Parhaat ominaisuudet
- Task Automation -ominaisuudet auttavat sinua automatisoimaan markkinointiprosessejasi.
- Suunnitelmat antavat sinulle etumatkan markkinointiprojekteihisi.
- Ajan seuranta varmistaa, että tehtävät valmistuvat ajallaan.
- Kaavioiden ja raportoinnin avulla voit seurata edistymistä ja tunnistaa parannettavia alueita.
- Team Collaboration tekee tiimin jäsenten kommunikoinnista helppoa ja vie projektia eteenpäin.
Hinta
Tarjolla on kolme hinnoittelusuunnitelmaa:
- Ilmainen: 0 euroa
- Premium: 5 euroa
- Yritys: 10 euroa
Nämä maksetaan käyttäjää kohti kuukaudessa.
2. ClickUp
Helppokäyttöinen projektinhallintatyökalu
Jos haluat koota tiimisi helposti, suosittelemme tutustumaan ClickUpiin mahdollisena projektinhallintatyökaluna.
ClickUpin avulla voit helposti hallita tehtäviä, projekteja ja tavotteita ja tehdä yhteistyötä tiimisi kanssa reaaliajassa. Seuraa edistymistä ja tavoitteita varmistaaksesi, että kaikki ovat aina samalla sivulla ja pidät projektisi järjestyksessä alusta loppuun.
Mihin sopii: Helppo projektihallinta.
Hinta: Ilmainen – 19$/kuukausi per käyttäjä
Yli 100 000 tiimiä käyttää ClickUpia, mukaan lukien suuret tuotemerkit, kuten Google, Airbnb, Nike ja Uber.
Se on myös erittäin muokattavissa oleva työkalu, jolla voit luoda omia mukautettuja näkymiä ja tehtävätauluja, jotka sisältävät tiimin jäseniä ja keskeneräisiä, tarkasteltavia, valmiita jne.
Ja jos aiot siirtyä ClickUpiin toiselta alustalta, niiden yksinkertainen automaattinen tuonti siirtää kaikki tiedostosi ja tietosi muutamassa minuutissa.
ClickUp tarjoaa kattavan ajanhallinnan, tehtävienhallinnan, helpottaa yhteistyötä eri liiketoimintayksiköiden välillä ja tarjoaa laajan valikoiman integraatioita sovellusten välillä.
Se on myös yksi harvoista projektinhallintaympäristöistä, jotka tarjoavat ilmaisen version, jolla voit kokeilla heidän palveluaan.
Parhaat ominaisuudet
- Tarjoaa laajan valikoiman malleja
- Tarjoaa neljä erilaista näkymää
- Vedä ja pudota -ominaisuus näkymän suunnitteluun
- Saat myös laajan valikoiman integraatioita (Slack, GitHub, Dropbox, Google Drive ja paljon muuta)
- Tarjoaa erinomaiset yhteystietojen hallintaominaisuudet
- Mahdollistaa tavoitteen ja ajan seurannan
- Mahdollistaa tehtävien prioriteettien asettamisen
Hinta
Ilmaisen version lisäksi ClickUp tarjoaa kolme muuta maksullista suunnitelmaa. Rajoittamaton suunnitelma maksaa 5 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa, ja liiketoimintasuunnitelma 19 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa. Myös räätälöity suunnitelma isoille yrityksille on mahdollista.
3. Monday.com
Hyvä vaihtoehto
Monday.com on hyvä projektinhallintyökalu vertailumme mukaan. Pk-yrityksistä yritysorganisaatioihin Monday.com tarjoaa ominaisuuksia ja joustavuutta kaikenkokoisten tiimien tarpeisiin.
Alusta on helppokäyttöinen, ja siinä on laaja valikoima integraatioita, mikä tekee siitä täydellisen työkalun minkä tahansa monimutkaisen projektin hallintaan. Jos mietit näiden kolmen välillä tämä on kokeilemisen arvoinen.
Mihin sopii: Projektinhallintaan.
Hinta: Ilmainen – 16€/kuukausi per käyttäjä
Monday.com on yksi markkinoiden tunnetuimmista projektinhallintatyökaluista. Se on uusi versio aiemmin tunnetusta Dapulsesta, jossa on paljon enemmän ominaisuuksia.
Puhtaalla käyttöliittymällä ja värikoodatuilla ominaisuuksilla tämä alusta on melko yksinkertaista käyttää ja asentaa erinomaisesti projektipäälliköille ja joko suurille tai pienille ryhmille. Ne tarjoavat myös käyttäjäystävällisen mobiilisovelluksen, mikä helpottaa sen käyttämistä lennosta.
Parhaat ominaisuudet
- Tarjoaa värillisen aikajanan ja mahdollisuuden synkronoida aikajana kalenterin kanssa
- Tarjoaa erittäin mukautettavia työnkulkuja
- Kaaviot aikajanan visualisointiin
- Tarjoaa karttanäkymän sijaintiin perustuville projekteille
- Tarjoaa laajan valikoiman malleja projektipäälliköille
- Resurssienhallinnan työkalut
Hinta
Monday.com tarjoaa neljä suunnitelmaa. ‘Perus’, ‘Standard’ ja ‘Pro’ -suunnitelmat. Lisäksi myös yritykselle räätälöidyn version.
Mitä projektinhallintatyökalulla voi tehdä?
Projektinhallintatyökalun avulla voit seurata ja hallita lähes kaikenlaisia projekteja, kuten uuden tuotteen luomista, talon tai verkkosivuston rakentamista tai markkinointikampanjan käynnistämistä. Projektinhallintasovelluksia käyttävät tiimit seuraavat yleensä useampaa kuin yhtä projektia kerrallaan. Ohjelmisto auttaa heitä selvittämään, milloin työt on ajoitettava sen mukaan, milloin asiat on tehtävä, ja niiden tekemiseen käytettävissä olevien henkilöresurssien perusteella.
Parhaat projektinhallintatyökalut havaitsevat ongelmat ennen kuin ne tapahtuvat, esimerkiksi budjetin loppumisen. Seuraamalla työn etenemistä ja yksittäisiä tehtäviä projektinhallintasovellukset voivat antaa hälytyksen, kun määräaika on vaarassa mennä yli.
Tehokkaimmat projektinhallintasovellukset tarjoavat myös automaattisen projektin aikataulun uudelleenjärjestelyn, kun tehtävät putoavat kurssilta. Ne luovat raportteja, jotka antavat johtajille käsityksen siitä, millä tiimin jäsenillä on liikaa tai liian vähän työtä. Joidenkin työkalujen avulla voit myös seurata projektibudjetteja ja kirjata laskutettavia tunteja, jotta voit lähettää laskuja asiakkaille työajasta.
Miten käyttää projektinhallintatyökalua?
Kovassa kilpailussa kaikkialla yritysmaailmassa pelkkä rekisteröityminen projektinhallintaalustalle ei riitä. Sitä pitää myös käyttää tehokkaasti.
Sinun on osattava käyttää sitä oikein ja saada kaikki hyödyt kaikessa kapasiteetissaan.
Loppujen lopuksi myös kilpailijasi tulevat käyttämään tällaisia alustoja, joten tehokkuus ja oikea käyttö voivat olla avainasemassa kilpailuedun saamisessa ja tuloksen parantamisessa.
Tässä on kokoamme huomiot työkalun käyttämisessä:
1. Analysoi projekti ja sen tarpeet
Ensimmäinen askel on tunnistaa projektin osat, joissa tarvitset apua, jotta pääset haluamaasi lopputulokseen.
Kannattaa miettiä seuraavia asioita:
- Onko sinun tehtävä yhteistyötä asiakkaidesi tai muiden kolmansien osapuolten kanssa
- Onko etätyö mahdollista ja millaisia etätyövälineitä tarvitsisit
- Mikä on budjettisi
Jos et suorita perusteellista analyysiä, saatat jäädä huomiotta projektin eri osia joissa projektinhallintatyökalu olisi voinut auttaa eniten.
2. Valitse tarvitsemasi versio
Kun olet valinnut käytettävän projektinhallintatyökalun, sinun on valittava yrityksellesi oikea versio.
Voit tehdä päätöksen useiden tekijöiden perusteella, kuten käyttäjien määrän, budjettisi tai muiden yrityskohtaisten muuttujien perusteella.
Hyvä uutinen on, että useimmat PM-työkalut tarjoavat useita erilaisia hinnoittelusuunnitelmia sekä tarjouspohjaisen suunnitelman, joka voidaan räätälöidä tarpeidesi mukaan.
3. Aloita projekti ja lisää jäsenet
Kun olet valinnut työkalun ja asentanut sen, aloita uusi projekti.
Sinun tarvitsee vain noudattaa muutamaa yksinkertaista vaihetta, jotka yleensä menevät näin:
Nimeäminen —> Aloitus- ja lopetuspäivän asettaminen —> Halutun näkymän valitseminen
Seuraava vaihe on tiimin jäsenten lisääminen projektiin. Jäsenten lisääminen on helppoa, ja sen avulla kaikki tiimisi jäsenet voivat seurata projektin edistymistä ja yleensä sitä mitä muut jäsenet ovat tällä hetkellä tekemässä.
Kirjoittaja
Olen verkkoliiketoiminnasta kiinnostunut "nörtti", joka kokeilee kaikkia uusia liiketoimintamalleja netissä. Tämän innoittamana perustin tämän blogin, johon luon vertailuja eri ohjelmista ja oppaita toiminnan aloittamiseen.
