Projektinhallintaopas – 5 askelta
Projektinhallinta on välttämätöntä parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi. Se antaa valmiudet johtamiseen, motivointiin, ja esteiden poistamiseen, jotta tavoitteeseen päästään sovitussa aikataulussa ja budjetissa.
Projektinhallintatyökalujen ja menetelmien tehokas hyödyntäminen auttaa välttämään virheitä, hallitsemaan kustannuksia, sekä toimimaan mahdollisimman tehokkaasti koko projektin ajan.
Tämä projektinhallintaopas kertoo tiivistetysti ohjeet projektin suunnitteluun, toteuttamiseen, seuraamiseen ja onnistuneeseen toimitukseen.
Mitä on projektinhallinta?
Projektin tavoitteena on luoda tiettyyn tarpeeseen tuote, palvelu, tai muu lopputulos. Projektinhallinta taas tarkoittaa tiedon, taidon, työkalujen ja tekniikoiden soveltamista tuon lopputuloksen saavuttamiseksi.
Asia on teoriassa hyvin yksinkertainen, mutta projektin alun ja lopun väliin mahtuu valtava määrä eri työvaiheita ja asioita jotka tulee ottaa huomioon.
Projektinhallinta vaiheet ja työkalut
Vaikka projektien koko vaihtelee lyhyestä ja verrattain yksinkertaisesta pitkään ja monia vaiheita sisältävään, on jokaisella projektilla kuitenkin tietyt vaiheet, jotka tuntemalla saat parhaat valmiudet projektin onnistuneeseen toteutukseen.
Projekti ei siis ole yrityksen päivittäistä rutiininomaista toimintaa tai toimintojen ylläpitoa, vaan sillä on uniikki tavoite, sekä selkeä alku ja loppu. Jokainen projekti on erilainen, mutta kaikkia projekteja yhdistää jako eri työvaiheisiin. Tässäkin on tapauskohtaisia eroja, mutta tyypillisesti projekti jaetaan viiteen eri osaan.
Projektin vaiheet:
- Aloitus / ideointi
- Suunnittelu
- Toteutus
- Seuranta ja arviointi
- Lopetus / toimitus
Projektinhallinta edellyttää lisäksi käsitystä seuraavista osatekijöistä:
- Tavoite: Mitä projektilla halutaan saada aikaan?
- Aikataulu: Milloin projektin lopputulos on valmis?
- Budjetti: Kuinka paljon tavoitteen saavuttaminen maksaa?
- Sidosryhmät: Ketkä kaikki hyötyvät projektin lopputuloksesta?
- Projektipäällikkö: Kuka vastaa siitä että budjetti ja aikataulu pitää?
Projektin vaiheet ja osatekijät voivat vaihdella paljonkin projektista ja toimialasta riippuen. Projektin aikana kannattaa myös varautua muutoksiin; Harva projekti toteutuu juuri kuten on suunniteltu. Tarkka tavoitteiden määrittely, huolellinen suunnittelu ja tehokas projektinhallinta kuitenkin auttavat parhaan lopputuloksen saavuttamisessa.
1. Aloitus / ideointi
Projektin ensimmäiset vaiheet ovat usein kaikkein kriittisimmät onnistumisen kannalta. Monesti epäonnistuneen projektin syyt löytyvät juuri riittämättömästä suunnittelusta sen alkuvaiheessa.
Onnistunut projekti ja projektinhallinta alkaakin tavoitteiden määrittelyllä:
- Miksi projektia ylipäänsä tehdään?
- Mikä on haluttu lopputulos?
- Millä keinoin tavoitteeseen päästään?
Tarkkojen, eli konkreettisesti mitattavissa olevien, tavoitteiden asettaminen mahdollistaa selkeän ja toteutuskelpoisen suunnitelman tekemisen projektin seuraavassa vaiheessa.
Tärkeitä asioita projektin aloitusvaiheessa ovat myös:
Kommunikointi asiakkaan kanssa
Tyytyväinen asiakas on paras lopputulos. Varmista heti aloitusvaiheessa, että sekä yrityksesi että asiakkaasi ovat yhtä mieltä projektin tavoitteista, hinnoista ja aikatauluista. Pidä yhteyttä asiakkaaseesi säännöllisesti ja avoimesti. Etenkin monissa nykyaikaisissa projektinhallintamenetelmissä asiakkaan osallistaminen projektiin sen kaikissa vaiheissa on olennaista hyvän lopputuloksen saavuttamiseksi.
Budjetointi ja aikataulu, joka huomioi myös muutokset
Jokainen projekti tarvitsee työmäärä- ja budjettiarvion. Projektin aikataulu ja tarvittavat resurssit kannattaa suunnitella projektin eri vaiheet huomioiden. Selvitä mitkä osat projektissa ovat riippuvaisia toisistaan ja varaa riittävästi aikaa mahdollisille muutoksille.
Projektin tavoitteet, budjetti, aikataulu, sekä eri työvaiheet ja niiden keskinäiset riippuvuudet nivotaan seuraavassa vaiheessa yhdeksi paketiksi. Projektin suunnittelussa ja hallinnassa auttavat myös projektinhallintamenetelmät, joista lisää seuraavan otsikon alla.
2. Suunnittelu ja projektinhallinta menetelmät
Tavoitteiden määrittelyn jälkeen projekti jatkuu kattavalla suunnittelulla. Tarkka suunnitelma antaa valmiudet saada projekti valmiiksi aikataulun ja budjetin puitteissa. Projektinhallinta edellyttää kattavan projektisuunnitelman tekemistä ja sopivan projektinhallintamenetelmän valitsemista.
Projektisuunnitelma
Projektisuunnitelma on kartta, jonka avulla projektin eri osat johdetaan onnistuneesti tavoitteeseen. Se sisältää tärkeimmät päivämäärät, virstanpylväät, sekä tavoitteet. Hyvän suunnitelman avulla kaikki projektiin osallistuvat tietävät miksi, milloin ja miten tavoite saavutetaan.
Projektisuunnitelmasta löytyy esimerkiksi:
- Projektipäällikkö
- Sidosryhmät
- Tavoitteet
- Aikataulu
- Projektin kriittisimmät osa-alueet
- Tiimin jäsenet
- Budjetti
- Riskianalyysi
Projektisuunnitelma sisältää myös projektin tunnusluvut: Millä tunnusluvuilla projektia ja sen lopputulosta mitataan?
Kun tunnusluvut ovat selkeät, ne pitää saattaa kaikkien tiimiläisten tietoon. Jokaisella projektiin osallistuvalla henkilöllä tulee olla käsitys tunnusluvuista ja heidän tulee omalta osaltaan sitoutua niiden seuraamiseen. Tässä, sekä muissa projektin vaiheiden suunnittelussa ja toteutuksessa käytetään apuna projektinhallintamenetelmää.
Projektinhallintamenetelmät
Projekteista puhuttaessa keskustelussa nousevat usein esiin eri projektinhallintamenetelmät. Jokainen on varmasti kuullut ketterästä kehityksestä tai perinteisestä vesiputousmallista.
Projektinhallintamenetelmät auttavat konkretisoimaan ja visualisoimaan projektisuunnitelman. Jotkut menetelmät auttavat piirtämään tarkat suuntaviivat projektin etenemiseen, toiset ohjaavat vain suurpiirteisesti kohti tavoitteita.
Menetelmä tulee valita tavoitteen, organisaation, asiakkaan, ja projektin luonteen mukaan.
Jokaisella menetelmällä on sekä hyvät että huonot puolensa; Ei ole olemassa yhtä ja parasta menetelmää kaikkiin projekteihin. Menetelmän valintaa kannattaa kuitenkin miettiä huolella, sillä sopiva projektinhallintamenetelmä tekee työskentelystä sujuvaa, nopeaa ja tehokasta, sekä pienentää virheiden mahdollisuutta.
Yleisesti käytettyjä projektinhallintamenetelmiä ovat:
Waterfall, eli vesiputousmenetelmä
Vesiputousmenetelmä (waterfall project management) on pitkään käytössä ollut perinteinen projektinhallintamenetelmä. Sitä on käytetty jo vuosikymmenien ajan erityisesti IT-projekteissa.
Menetelmä perustuu siihen, että heti projektin alussa luodaan mahdollisimman täydellinen suunnitelma koko projektista. Kaikki toimenpiteet kirjataan ylös ja järjestetään jonoksi ensimmäisenä suoritettavasta tehtävästä viimeiseen asti.
Vesiputousmenetelmä soveltuu hyvin vielä tänäkin päivänä yksinkertaisiin projekteihin, joissa voidaan olla varmoja että projektisuunnitelma on paikkansapitävä ja pysyy samana koko projektin ajan.
Mikäli budjetti ja aikataulu ovat ehdottoman kriittisiä asioita projektin kannalta, on vesiputousmenetelmä varma valinta.
Agile, eli ketterä projektinhallintamenetelmä
Perinteisen vesiputousmallin rinnalle on syntynyt useita niin kutsuttuja ketteriä menetelmiä (agile project management). Ketterä projektinhallintamenetelmä on yleisnimi ja sen alta löytyy useita eri malleja, kuten Scrum, Lean ja Kanban.
Ketterien menetelmien etuna on joustavuus ja ne soveltuvatkin maniosti lyhyempien ja aikataulultaan nopeiden projektien hallintaan. Projekti toimitetaan asiakkaalle osissa, joista keskitytään aina ajankohtaisimpaan ja tärkeimpään. Ja vaikka projektin alustava aikataulu ei pitäisi, tai koko projekti syystä tai toisesta epäonnistuisi, on agile-mallissa kuitenkin todennäköisesti onnistuttu toimittamaan jotain.
Projektissa myös päästään alkuun nopeasti ilman pilkuntarkkaa suunnitelmaa ja projekti suoritetaan osissa jolloin joustoon jää paljon varaa.
Kääntöpuolena ketterät menetelmät kuitenkin vaativat projektin sidosryhmiltä enemmän: Esimerkiksi vesiputousmallissa asiakas osallistuu yleensä vain alun tavoitemäärittelyyn ja lopputuloksen kommentointiin, ketterissä menetelmissä asiakas on mukana koko projektin ajan. Ketterät menetelmät vaativat omistautumista jokaiselta työntekijältä ja sidosryhmältä, sekä valmiutta joustaa budjetti- ja aikatauluennusteista.
Lean
Ketteristä menetelmistä vanhin, Lean, keskittyy laatuun, nopeuteen ja asiakkaille välitettyyn arvoon. Tässä mallissa tehdään mahdollisimman vähän, mahdollisimman tehokkaasti. Lean-menetelmässä panostetaan projektin tärkeimpiin toimintoihin ja karsitaan välivaiheet ja työt minimiin.
Erityisesti tässä menetelmässä painottuu sidosryhmien osallistaminen. Työntekijä on itse vastuussa tekemästään työstään ja hän saa päättää kuinka sen tekee.
Myös kommunikaatio asiakkaan kanssa sekä projektinhallinta korostuu: Tarkat suunnitelmat ja päätökset tehdään vasta projektin edettyä, kun on ensin kerrytetty ymmärrystä projektin eri osista käytännön työllä. Asiakkaan kanssa sovitut tavoitteet ovat kuitenkin keskiössä ja ohjaavat toimintaa.
Kanban
Kanban-menetelmässä keskitytään toiminnan jatkuvaan kehittämiseen. Apuna käytetään Kanban-taulua, jonka avulla projekti sen eri osineen saadaan esitettyä helposti ymmärrettävässä visuaalisessa muodossa.
Projektiin kuuluvat tehtävät esitetään kortteina, jotka järjestellään Kanban-taulun sarakkeisiin. Kanban-menetelmän etu on juuri visuaalisuus, joka helpottaa löytämään projektin ongelmakohtia ja kehittää työn virtausta. Projektinhallinta tehostuu, kun asiat ovat helposti jäsenneltävässä ja seurattavassa muodossa.
Kanban sopii erityisesti nopeutta vaativiin projekteihin, jossa projektitiimille tulee tiiviissä tahdissa erilaisia työtehtäviä.
3. Toteutus
Projektia lähdetään toteuttamaan edellä mainittujen projektisuunnitelman ja projektinhallintamenetelmän avulla.
Suunnitelmista huolimatta projekti kuitenkin elää ja muuttuu matkan varrella. Onkin lähes varmaa, että suunnitelmaan joudutaan tekemään muutoksia projektin edetessä. Tästä syystä projektisuunnitelmassa on hyvä olla joustovaraa ja mikäli pilkuntarkkaa budjetointia ei tarvita, ketterän projektinhallintamenetelmän käyttö tuo joustoa toteutukseen.
Projektin toteutusvaiheessa:
- Toteuta projektia suunnitelman mukaisesti
- Pidä kirjaa projektin toteutumisesta
- Seuraa valitsemiasi tunnuslukuja säännöllisesti
- Valmistaudu reagoimaan muutoksiin
4. Seuranta ja arviointi
Seuranta ja arviointi on osa projektin toteutusvaihetta, mutta se on kriittisen tärkeää projektin onnistumisen kannalta ja siksi se mainitaan usein projektin erillisenä osana.
Vaiheen voisi tiivistää seuraavasti:
Missä vaiheessa projektia olemme nyt – ja missä meidän pitäisi olla?
Projektin alussa sovitut tunnusluvut, jotka kertovat projektin onnistumisesta, ovat tässä avainasemassa. Tunnuslukuja seurataan jatkuvasti ja projektisuunnitelmaan tehdään muutoksia vaadittaessa.
Seuranta ja arviointi onnistuvat tehokkaasti vain projektinhallintamentelmän avulla. Seurannassa onkin olennaista tehtyjen toimenpiteiden ja käytetyn ajan kirjaus, sekä säännöllinen ja avoin kommunikaatio sidosryhmien välillä.
Suoritettujen toimenpiteiden kirjaaminen auttaa pysymään kartalla jo tehdyistä ja seuraavana tehtävistä asioista, sekä kertoo kuinka hyvin projektin resurssit ja aikataulu ovat onnistuneet.
Mitä tarkemmat kirjaukset, sitä tarkemmat raportit saadaan projektin lopuksi.
5. Lopetus / toimitus
Projektin viimeinen vaihe on luonnollisesti projektin valmistuminen. Tätä vaihetta kutsutaan myös toimitukseksi, jos projekti on tehty vesiputousmallin mukaan ja lopputulos toimitetaan projektin päätteeksi asiakkaalle. Ketterässä mallissa projektin osatekijöitä on toimitettu sitä mukaa kun ne ovat valmistuneet, joten silloin voidaan puhua projektin päättämisestä.
Viimeisenä asiana projektista tehdään loppuraportti. Sen avulla saadaan selkeä kuva mitä tehtiin oikein ja mihin jäi parantamisen varaa. Seuraavan projektin suunnittelu loppuraporttiin perustuen antaa hyvät eväät tehokkaampaan toimintaan ja entistä parempaan lopputulokseen.
Yhteenveto projektinhallinta
Projektinhallinta on välttämätöntä projektin onnistumisen varmistamiseksi.
Projektinhallintamenetelmien tehokas hyödyntäminen auttaa välttämään virheitä, hallitsemaan kustannuksia, sekä toimimaan mahdollisimman tehokkaasti koko projektin ajan.
Jokainen projekti on erilainen, mutta kaikkia projekteja yhdistää jako eri työvaiheisiin:
- Aloitus / ideointi
- Suunnittelu
- Toteutus
- Seuranta ja arviointi
- Lopetus / toimitus
Projektinhallinta edellyttää lisäksi käsitystä seuraavista osatekijöistä:
- Tavoite: Mitä projektilla halutaan saada aikaan?
- Aikataulu: Milloin projektin lopputulos on valmis?
- Budjetti: Kuinka paljon tavoitteen saavuttaminen maksaa?
- Sidosryhmät: Ketkä kaikki hyötyvät projektin lopputuloksesta?
- Projektipäällikkö: Kuka vastaa siitä että budjetti ja aikataulu pitää?
Projektinhallinta onnistuu parhaiten tekemällä projektisuunnitelma ja valitsemalla sopiva projektinhallintamenetelmä joko:
- Perinteinen menetelmä mm. Vesiputousmalli
- Ketterä menetelmä (Agile) mm. Lean tai Kanban
Projektin vaiheet ja osatekijät voivat vaihdella paljonkin projektista ja toimialasta riippuen. Projektin aikana kannattaa myös varautua muutoksiin; Harva projekti toteutuu juuri kuten on suunniteltu.
Tarkka tavoitteiden määrittely, huolellinen suunnittelu ja tehokas projektinhallinta auttavat parhaan lopputuloksen saavuttamisessa.
Kirjoittaja
Olen verkkoliiketoiminnasta kiinnostunut "nörtti", joka kokeilee kaikkia uusia liiketoimintamalleja netissä. Tämän innoittamana perustin tämän blogin, johon luon vertailuja eri ohjelmista ja oppaita toiminnan aloittamiseen.
